Hoe kan een ERP-systeem een accountantskantoor efficiënter maken?

Accountants werken met veel mensen. Hun werk gaat gepaard met het verwerken van gevoelige informatie wat gaat over inkomen, belastingen, persoonsgegevens en het gunstig toepassen van de wet voor de klant/cliënt. Deze werkzaamheden kunnen makkelijker worden gemaakt door de juiste ERP-software.

Wat is ERP? En wat is ERP-software?

ERP staat voor ‘enterprise resource planning. Een ERP-systeem optimiliseert en beheerd bedrijfsprocessen en zorgt ook voor automatisering. Een ERP-systeem zorgt ervoor dat u geld en tijd bespaart. Daarnaast is ERP-software modulair ingesteld. Hierdoor kunnen verschillende soorten modules onder een ERP-systeem worden gehangen, zoals een CRM, DMS of  een WMS module. ERP-software is essentie een centrale database waar alles onder hangt en waarin alles kan worden gemanaged.

Modules

Zoals hierboven wordt beschreven is ERP-software modulair ingesteld. Wij willen twee modules uitlichten die voor accountants relevant zijn. Deze modules zijn DMS en CRM.

DMS-module

DMS is een afkorting dat staat voor ‘document management Sssteem’. Volgens de definitie is een DMS dat helpt bij de verwerking en de opslag van allerlei documenten. Het doel van een DMS is ook om alle documenten in een bedrijf te digitaliseren en op zo’n manier te archiveren dat ze op elke moment eenvoudig te vinden zijn.

Daarbij biedt DMS-software een talrijk aan functies om documenten te maken en te coördineren, te bewerken en ook te controleren en te versturen. Daardoor worden de bedrijfsprocessen in de onderneming op een overzichtelijke manier vereenvoudigd en geoptimaliseerd. Met behulp van een gedetailleerde zoekfunctie in het DMS kunnen medewerkers bij accountantsbureaus de documenten op elk moment gemakkelijk vinden, omdat de bestanden een eenduidige tag meekrijgen en zo opgeslagen worden. Dat gebeurt onmiddelijk al bij het openen of creëren van het bewuste document. Of het nu gaat om rekeningen, e-mails, alles kan centraal verwerkt en archiveerd worden. Bovendien beschikken DMS-systemen over functies waarmee u documenten kan volgen. Zodat elke daartoe gemachtigde medewerker altijd over de actuele status van bijvoorbeeld een rekening kan beschikken en uit kan zoeken wie er mee bezig is en wanneer de betaaldatum verloopt.

Voordelen van een DMS-systeem

Een DMS-systeem heeft meerdere voordelen die voor een accountent en een bureau relevant zijn, die allemaal voor zichzelf spreken als het om het gebruiksgemak van deze software gaat. Wij noemen enkele voordelen:

Toegang

Zichtbaar snellere toegang tot alle voor de onderneming relevante documenten bespaart veel tijd en geld. Daarbij is er minder ruimte voor fouten in het werkproces.

Zoekfuncties

Door de zoekfuncties is het vinden van de juiste gegevens een heel stuk simpeler voor u geworden. Dit bespaart enorm veel tijd voor uw medewerkers.

Transparantie in de documentatie

Een DMS-systeem waarborgt meer transparantie en betere controlemogelijkheden voor alle gebruikers. Dat komt omdat iedereen met dezelfde documenten werkt. Voor iedereen is op elk moment inzichtelijk wat de huidige status van een bepaalde casus is.

Lagere foutgevoeligheid

De overzichtelijke standaardisatie van en de gemeenschappelijke toegang tot dezelfde gegevens zorgt voor het beperken van fouten tot een minimum. Daarnaast wordt duplicatie van data vermeden en kunt u veranderingen aan een document inzichtelijk vastleggen.

Wettelijk juiste opslag

Documenten in een DMS-systeem kunt u op een wijze archiveren dat ze voldoen aan de relevante wetgeving. Hierbij houdt het systeem rekening met alle normen en standaarden, zoals bijvoorbeeld wettelijke bewaartermijnen.

CRM-module

CRM staat voor ‘Customer Relationship Management’, oftewel klantrelatiebeheer. Om dit zo goed mogelijk in te zetten is er CRM-software ontwikkeld. In dit systeem staan alle klantgegevens centraal opgeslagen. Deze software is bedoeld om bestaande en nieuwe klanten tevreden te houden en potentiële klanten binnen te halen. Het is mogelijk om een CRM-module onder een ERP-systeem te hangen. Wij willen graag uitleggen wat de voordelen zijn voor een accountants.

Voordelen CRM

Er zijn veel voordelen aan een CRM-systeem. Hoewel sommige voordelen zich kort na de implementatie voordoen, komen andere alleen voor bij langdurig gebruik van het systeem:

Overzichtelijk contactbeheer

Door de centrale oriëntatie van het CRM-systeem zijn alle belangrijke klantgegevens op elk moment toegankelijk.

Automatisch contact

Alle verzamelde data over uw klanten wordt in het CRM beheerd. Daardoor kunt u automatisch een mail naar iedereen uitsturen als bijvoorbeeld uw kantoor gaat verhuizen.

Verbeterde samenwerking

Gebruikers werken allemaal met dezelfde gegevens waardoor misverstanden worden voorkomen en de samenwerking geoptimaliseerd.

Gegevensbeheer conform de wet

CRM-systemen ondersteunen bedrijven automatisch bij het voldoen aan wettelijke randvoorwaarden zoals de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG).

ERP-aanbieder

Order-Direct van Decit Automatisering is flexibel opgebouwd. Hun software kan eenvoudig naar de wensen van uw bedrijf of medewerkers worden ingericht, zonder dat daar specifieke kennis voor nodig is. Order-Direct werkt snel en intuïtief, waardoor medewerkers snel productief zijn en prettig kunnen werken.